Assistant Administratif et Technique de Centre Commercial H/F

Assistant Administratif et Technique de Centre Commercial H/F

L'Assistant Administratif et Technique de Direction de Centre Commercial H/F , sous la responsabilité directe du Directeur du Centre Commercial, a pour missions principales :

1. La mission gestion immobilière.

• Participer à l’élaboration de la reddition des comptes du budget de charges et du Fond marketing en collaboration avec le Directeur de centre.
• Assurer la saisie des contrats, bons de commande et factures dans SAP et effectue les pointages des données avec les services de gestion immobilière du Siège Social trimestriellement.
• Réaliser la facturation de prestations exceptionnelles aux commerçants et le suivi des règlements.
• Prendre en charge la gestion du classement des documents comptables notamment avec la GED.
• Mettre à jour des tableaux de bord de gestion des déchets.

b) Tâches administratives relatives à la mission de Gestion immobilière :

• Préparer, rédiger et envoyer les convocations aux AG, Conseils Syndicaux.
• Assurer le suivi des plannings d’Assemblées générales, de Conseils Syndicaux.
• Assurer le suivi des procès-verbaux d’AG, de conseils syndicaux, et leur archivage.
• Assurer la prise de notes en réunion, rédiger le compte-rendu à faire valider par son supérieur.

c) Gestion des sinistres :

• Déclarer à l’assurance les sinistres en assurant la saisie et la transmission des données.
• Etablir des constats.
• Transmettre les devis, mettre en œuvre les bons de commandes, traiter les factures et saisir l’ensemble dans SAP.
• Mettre à jour du tableau de suivi des sinistres avec indemnisations.
• Prendre en charge la gestion des appels et du courrier entrant (enregistrement et diffusion) et sortant (distribution, affranchissement), des fournitures et consommables du service, des déplacements et des notes de frais.
• Classer, constituer les dossiers, et gérer les archives notamment avec la GED.
• Suivre les dossiers divers et demander les dossiers d’ouverture du dimanche des enseignes.
• Préparer et diffuser les notes d’informations du centre aux commerçants et tous courriers relatifs à l’activité du centre.

e) Technique et Sécurité :

• Gérer les laissez-passer : brief des entreprises, enregistrement des demandes, vérification et diffusion au Poste Principal de Sécurité après validation de la Direction.
• Assurer la gestion des N100 : envoi aux assurances et classement.
• Gérer les documents administratifs tels que « rapports bureau de contrôle », « Avis de la Commission de Sécurité », distribution aux commerçants concernés, classement.
• Dossiers d’aménagement : Mettre à jour le tableau de bord de suivi d’avancement des différents dossiers. Suivre les contrats de pilotage signature des contrats paiement.
• Rédiger des notes d’information technique aux commerçants et les diffuser.

2. La représentativité de la direction du centre :

• Assurer l’accueil de la direction de centre.
• Préparer le livret d’accueil et s’assurer de la bonne diffusion aux commerçants.

Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.

Diplômé d’un bac +2 minimum en comptabilité ou gestion, vous justifiez d’une première expérience, si possible dans l'univers des centres commerciaux.

Vous êtes rigoureux et organisé.

Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques.