Un.e assistant.e administratif.ve et financier.e du Conservatoire

Un.e assistant.e administratif.ve et financier.e du Conservatoire

Date de parution de l'offre

Sous l'autorité de son responsable hiérarchique, l'assistant.e administratif.ve et financier.e, assure et coordonne les activités administratives, budgétaires et financières du conservatoire. Elle/il contribue au suivi de l'exécution budgétaire, à la gestion des dépenses et des recettes, au traitement des dossiers administratifs et au suivi des relations avec les différents interlocuteurs.

Missions principales et objectifs

• Suivi financier et budgétaire
• Appui à la direction
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, enseignants, partenaires et interlocuteurs du conservatoire
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs Assurer le suivi des dossiers administratifs et veiller au respect des échéances
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données du conservatoire
• Participer à la préparation et au suivi des inscriptions
• Assurer le suivi administratif et financier des dépenses et des recettes
• Préparer et suivre des bons de commande, engagements et factures
• Contrôler les pièces justificatives et assurer le suivi des dossiers jusqu' à leur paiement
• Suivre les recettes liées notamment aux inscriptions, droits de scolarité, locations d'instruments
• Participer à la préparation et au suivi du budget du conservatoire
• Assurer le lien avec les services financiers, comptables et administratifs de la collectivité
• Assurer le suivi des conventions Préparer les documents administratifs nécessaires aux manifestations et projets de l'établissement Assurer le suivi administratif des intervenants (jury, invités master classe...)
• Produire des bilans administratifs et financiers tels que rapport d'activité, demande de subvention
• Participer à la continuité et au bon fonctionnement administratif du conservatoire

Profil recherché

Les savoirs

• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnelle d'une collectivité territoriale
• Connaissance des principes et règles de la comptabilité publique
• Connaissance des procédures administratives et financières
• Connaissance des règles relatives à l'exécution et au suivi budgétaire
• Connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'un conservatoire
• Connaissances culturelles et artistiques Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Outlook, Power point, outils collaboratifs
• Connaissance des logiciels métiers (Office, Ciril, Opentalent.....)

Les savoir-faire

• Assurer le suivi administratif et financier de dossiers
• Préparer, contrôler et suivre les pièces administratives et comptables
• Suivre les encaissements
• Editer et envoyer des échéanciers
• Envoyer des documents au Trésor Public Suivre les dépenses, recettes, engagements, factures
• Élaborer et actualiser des tableaux de bord et outils de suivi
• Rédiger des courriers, des comptes rendus et documents administratifs
• Organiser et prioriser son activité en fonctions des échéances
• Travailler en transversalité avec les services de la ville
• Respecter les procédures et les délais
• Utiliser efficacement les outils informatiques et logiciels professionnels

Savoir être

• Savoir travailler en équipe
• Savoir prendre des initiatives tout en rendant compte
• Avoir le sens du contact
• Être à l'écoute Être sensible à la musique et à la danse
• Avoir le sens du service public et de l'accueil
• Discrétion, disponibilité, fiabilité, adaptation, réactivité
• Être rigoureux et organisé
• Autonomie dans la conduite des activités, sous le contrôle du supérieur hiérarchique
• Sens de la communication

Infos pratiques

• Horaires administratifs: à définir sur la base de 37,5 h par semaine.
• Avec une présence souhaitée jusqu'à 18h pour nécessité de service.
• Rémunération statutaire, RIFSEEP(IFSE + CIA), 13èmemois
• Politique dynamique de formation(Plan de formation triennal, accès aux préparations concours, programmation INTERNE)
• Possibilité d'activités sportiveset chorale du personnelgratuites sur le temps du midi
• Adhésion amicale du personnel
• Congés annuels et RTT
• Possibilité de télétravail (1 jour par semaine hors vacances scolaires sous conditions)
• Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
• Possibilité de participation mutuelles santéet prévoyanceslabélisées

Adresser candidature C.V. + lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Direction des ressources humaines
32, rue de Ruzé
CS 50105
77273 VILLEPARISIS Cedex