Job Description
Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.
Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:
odpowiedzialność, dobra organizacja własnej pracy, dbałość o szczegóły, skrupulatność i dokładność, dyscyplina, dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi. Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.
Audit Booking Coordinator pełni funkcję:
kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów, istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego, osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów. Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:
przyjmowanie zapytań dotyczących audytów, kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,komunikacja z klientami w razie potrzeby, przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań, stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów, cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego, przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów, przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków, przydzielanie audytorów do audytów, przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach, udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane, promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług, utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami, wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach, wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych. Qualifications
Czego oczekujemy:
Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański), znajomość programów MS Office, wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm, umiejętność pracy pod presją czasu, bardzo dobra dbałość o szczegóły, umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy, zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań, umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów, pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne, doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej, umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami, Additional Information
Korzyści z pracy w zespole Eurofins:
Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce, międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi, praca w 100% zdalna, elastyczna forma czasu pracy, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.
Ready to apply for this finance role?
This position is hosted on CV-Library. Click below to view the official posting and submit your application.